Wir setzen „Microsoft Forms“ bei unseren Kontaktformularen, für interne und externe Um- und Abfragen, wie z.B. Evaluierung von durchgeführten Aktionen, Anmeldung zu Veranstaltungen etc. ein. Microsoft Forms ist ein Tool innerhalb des von uns eingesetzten Microsoft 365 und ein Dienst des Drittanbieters Microsoft Ireland Operations Limited.

Bei der Nutzung von Microsoft Forms werden personenbezogene Daten über dich verarbeitet. Bitte beachte, dass dieser Datenschutzhinweis dich nur über die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten durch uns informiert, wenn du gemeinsam mit uns Microsoft Forms nutzt. Falls du Informationen über die Verarbeitung durch Microsoft benötigst, bitten wir dich, die entsprechende Erklärung unter folgendem Link einzusehen:

https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement

Die Daten von Nutzern aus der Europäischen Union werden in Rechenzentren innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes (EWR) verarbeitet. Dennoch kann es für die Erbringung des Dienstes sowie im Rahmen des Supportes erforderlich sein, dass Daten am Hauptsitz von Microsoft Inc. in den USA verarbeitet werden. Abschluss eines Vertrags über Auftragsverarbeitung: Zur vollständigen Erfüllung der strengen gesetzlichen Datenschutzvorgaben haben wir mit Microsoft im Rahmen der „Online-Service-Terms“ (OST) einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen. Microsoft ist insofern lediglich Auftragsverarbeiter. Soweit die Internetseite von Microsoft www.Office.com bzw. „Microsoft Forms“, personenbezogene Daten verarbeitet bzw. Cookies einsetzt, ist Microsoft für die Datenverarbeitung verantwortlich. Für die Erbringung des Dienstes Microsoft Forms werden auf der Umfrageseite Cookies von Microsoft eingesetzt.

Zusätzlich sind für Datenübermittlungen in Drittländer die EU-Standardvertragsklauseln vertraglich vereinbart. Die EU-Standardvertragsklauseln stellen eine Garantie für ein angemessenes EU-Datenschutzniveau dar. Wir informieren, dass die USA derzeit nach Rechtsprechung des EuGH kein sicheres Drittland im Sinne des EU-Datenschutzrechts sind. Aufgrund der Überwachungsgesetze in den USA können US-Dienstleister verpflichtet sein, personenbezogene Daten an Sicherheitsbehörden herauszugeben, ohne dass Betroffene einen Rechtsbehelf hiergegen einlegen können. Es kann daher nicht ausgeschlossen werden, dass US-Behörden, wie Geheimdienste, Ihre auf Servern der US-Dienstleister befindlichen Daten zu Überwachungszwecken verarbeiten, auswerten und dauerhaft speichern werden. Wir haben auf diese Verarbeitungstätigkeiten keinen Einfluss.

Daher hat Microsoft zusätzliche technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz von personenbezogenen Daten ergriffen. Insbesondere werden die personenbezogenen Daten über Forms nur verschlüsselt übertragen. Darüber hinaus hat sich Microsoft vertraglich verpflichtet, Herausgabeanfragen von US-Behörden soweit möglich gerichtlich abzuwehren. Daher kann grundsätzlich von einem angemessenen Schutzniveau bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch Microsoft ausgegangen werden.

Die Verwendung unserer Kontaktformulare und die Teilnahme an unseren Umfragen ist freiwillig. Soweit durch die Teilnahme an der Umfrage eine Einwilligung erteilt wird, ist die Rechtsgrundlage nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a DSGVO (Einwilligung der betroffenen Person). Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Durch den Widerruf oder die Nichterteilung der Einwilligung entstehen keine Nachteile.

Sollten die Nutzung der Kontaktformulare und Umfragen für die Anbahnung und/oder Erfüllung von Verträgen erforderlich sein, erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b DSGVO.

Falls keine Vertragsbeziehung bestehen sollte, kann die Nutzung des Kontaktformulars auf unserem berechtigten wirtschaftlichen Interesse, dir effiziente, wirtschaftliche und empfängerfreundliche Leistungen zu erbringen bzw. bei Umfragen auf unserem berechtigten Interesse an einer effektiven Planung und Durchführung von Projekten und Prozessen, etc. gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO beruhen.

Die Formular-Inhaber haben Zugang zu Microsoft Forms und können entweder allein oder mit anderen Inhabern Umfragen, Formulare und Fragebögen direkt erstellen und verteilen. Sie sind auch die alleinigen Empfänger der Antworten. Diese werden in Microsoft grafisch aufbereitet und sind für die Formular-Inhaber verfügbar.

Bei der Nutzung von „Microsoft Forms“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei von den gestellten und beantworteten Fragen sowie einem eventuellen Upload von zusätzlichen Diensten ab.

Grundsätzlich handelt es sich dabei um folgende personenbezogene Daten:

• Name, Vorname
• E-Mailadresse
• Profilbild (optional, wenn in Microsoft 365 hinterlegt)
• Bevorzugte Sprache
• Status (optional, wenn in Microsoft 365 hinterlegt)
• Datum und Uhrzeit der Öffnung des Fragebogens
• Datum und Uhrzeit der Absendung der Antwort

Wenn du an einer anonymen Umfrage teilnimmst, enthält Deine Antwort keine Kontaktinformation und kann nicht zu dir zurückverfolgt werden.

Der Diensteanbieter von „Microsoft Forms“ erhält notwendigerweise im Rahmen seiner Diensterbringung Kenntnis von diesen Daten als Auftragsverarbeiter.